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01. Quartal, 2023 |  12 Min. Lesezeit

"Die größten Vorteile ohne große Veränderung."

Digitaliserung Handwerk mit wenig Veränderung zu maximalem Erfolg

Jeder kennt Sprüche wie: "Never Stop a Running System.", "Das haben wir schon immer so gemacht." oder "Unsere Prozesse laufen schon so gut." Diese Glaubenssätze sind nicht gerade hilfreich, wenn es darum geht, Veränderungen voranzutreiben.

Wieso denn dann nicht einfach anpassen zu: "Always improve a Running System.", "Das können wir noch besser machen." und "Unsere Prozesse können noch besser laufen!". Klingt doch direkt erfrischender und bereitet Vorfreude darauf, die bestehenden Prozesse einmal zu überarbeiten.

 

Generell sind Mitarbeiter aus allen Bereichen des Unternehmens die beste Quelle für alle im Alltag laufenden Prozesse. Denn genau diese Prozesse gilt es zu Beginn einmal offenzulegen und genauer zu betrachten:

  • Wie genau schauen eigentlich meine Arbeitsabläufe aus?

  • Was sind die Resultate? Arbeitet anschließend ein weiterer Kollege damit und wie benötigt er eigentlich die Informationen dafür?

  • Wie und wo erledige ich meine Aufgaben (auf Papier, Excel/Word, etc.)?

  • Hilfreich können hier oft auch neue Mitarbeiter im Betrieb sein, die das Unternehmen gerade neu kennenlernen.

 

Fast schon automatisch bildet sich eine Prozesskette und damit der große Überblick über potenzielle Dopplungen, mögliche Erleichterungen oder Zeitschlucker. Denn macht es überhaupt Sinn, einen noch nicht ausgereiften, analogen Prozess zu digitalisieren, wenn dieser noch in der Urform Verbesserungspotential hat?

Profi-Tipp: Softwarelösung

"Nur wer sein Repertoire an Softwarelösungen regelmäßig begutachtet und versucht, diese ggf. zu bereinigen, hat die Chance auf weniger verschiedene Lösungen. Denn wenige Softwarelösungen mit mehreren Funktionalitäten und besseren Integrationen sind die Basis für flüssig laufende Prozesse im Unternehmen."

Projektplanung und Auswahl

Nachdem der Status Quo klar ist, kann in die Planung übergegangen werden. Hier ist der einfachste Weg, sich an einen klaren Ablauf zu halten. Eine Möglichkeit für das Finden der optimalen Softwarelösung wäre:

1. Projektstart und Analyse

  • Strategie, Ziele und Wünsche (im Team) festlegen

  • Abstimmen der Hauptfunktionen der Software. Was brauchen wir wirklich?

  • Schwachstellen der betroffenen Geschäftsprozesse aufnehmen. Was kann verbessert werden und wie könnte der bessere Ablauf aussehen (optional grafische Prozessketten)?

  • Welche Software ist momentan in Betrieb?

2. Lastenheft und Dokumentation

  • Bestimme Anbieter, welche die passende Lösung haben könnten (ca. 5-10 Anbieter)

  • Erstelle eine Liste mit den gewünschten Softwarefunktionen, um die verbesserten Unternehmensabläufe digital abzubilden. Zum Bsp.: Kann mit der Software in der mobilen Version auch ohne Empfang/Internet gearbeitet werden? (Ja/Nein Fragen formulieren!)

  • Versand der Liste, der Ziele und Wünsche für das Projekt sowie der grafischen Prozesskette

3. Auswertung

  • Qualitätsprüfung und Auswertung der Rückmeldungen

  • Bestimmen des Erfüllungsgrades als Bewertungsgrundlage. Wie oft wurde mit Ja und Nein geantwortet?

  • Auswahl der drei Favoriten?

  • Referenzkunden befragen (min. 3 per Anruf). Wie waren die Erfahrungen mit den Anbietern? Wie verlief die Kommunikation mit dem Hersteller und wie zufrieden sind Sie jetzt?

4. Präsentation

  • Erarbeite einen Präsentationsablauf, an den sich das Softwareunternehmen zu halten hat. Nur so kann im Nachhinein ein Vergleich gezogen werden.

  • Kernprozess für die Präsentation festlegen (z.B.: Erfassung von Eingangsrechnungen)

  • Bewertung und Auswertung der Präsentation

"Definiere klare Ziele sowie einen ersten groben Ablauf des Projekts."

Profi-Tip: Projektablauf Digitalisierung

Neben der Ablaufplanung zur Findung der passenden Software solltest Du dir natürlich auch Gedanken über den Zeitplan machen. Für die Vorbereitung kann mit ca. sechs Monaten gerechnet werden. Die Einführung der Software kann eventuell im Frühjahr stattfinden, wo der Geschäftsbetrieb noch ruhiger ist. Hier ist jedoch schwer im Vorhinein zu bestimmen, wie lange eine Einführung dauern kann, da dies sehr abhängig vom Funktionsumfang ist. Eventuell können der Softwareanbieter oder die Referenzkunden Erfahrungswerte mit auf den Weg geben (ca. 2-mal die Vorbereitungszeit).

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Doch welche Software ist überhaupt die Richtige für mich? Hier kann grob zwischen Individual-Software und Branchenlösung differenziert werden sowie Insellösung und Software, welche viele Bereiche auf einmal abdecken kann.

 

Individual-Software bezeichnet eine für ein Unternehmen eigens entwickelte Lösung. Diese ist immer einzigartig und neuartig. Individualität und Flexibilität in Bezug auf betriebsinterne Anpassungen sind hier die entscheidenden Merkmale.

 

Hingegen ist die Branchenlösung eine durch spezialisierte Dienstleister für den Markt entwickelte Software, an die sich meist der Kunde anpassen muss. Vorteile sind Verfügbarkeit, Erprobtheit, Branchenwissen sowie Dokumentationen für das schnelle Erlernen.

 

Insellösungen stehen für sich allein z.B.: eine Software für das Mängelmanagement. Die übergreifende Software hingegen bietet dir ein Gesamtpaket aus z.B.: Kalkulation, Planverwaltung, Bauabwicklung etc.

 

Für die Entscheidungsfindung ist hier die zuvor durchgeführte Analyse essenziell. Basiert der Geschäftserfolg auf individuellen Prozessen oder kann durch die Anpassung der Prozesse an die neue Lösung schon eine Effizienzsteigerung erzielt werden?

Die Einführung

Der entscheidende Faktor für den Erfolg ist die Kommunikation im Team. Sie macht das Projekt schmackhaft, gibt das Gefühl, am Projekt mitwirken zu können und stärkt den Zusammenhalt, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Durch das Einbeziehen aller Mitarbeiter werden von Anfang an Ungewissheiten und Unklarheiten vermieden.

 

An zweiter Stelle steht ein möglichst reibungsloser Go-Live-Tag. Lege großen Wert auf ausreichende Schulung der Mitarbeiter zu Beginn der Einführung. Wenn eine gewisses Interesse und etwas Neugierde besteht, spielt auch das Alter der Lernenden keine Rolle. Veranschauliche immer wieder die Vorteile der neuen Lösung.

Bei Aussagen wie : "Mit der neuen Lösung dauert alles viel länger als zuvor.." oder "Jetzt habe ich deutlich mehr Arbeit als vor der neuen Lösung", hinterfrage genau, wie diese Annahme entstanden ist und akzeptiere sie nicht direkt. Lass dich dadurch nicht entmutigen, denn oft ist mit zusätzlicher Schulung schnelle Abhilfe geschaffen.

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Ein weiterer Faktor, der die Akzeptanz enorm steigert, ist das Engagement vom Chef. Unsicherheit oder Abneigung färben ab. Hier muss ganz klar die Rolle des Vorbilds vorangetragen werden.

 

Wenn möglich, kann es sinnvoll sein, die neue Software schrittweise in das Unternehmen einzuführen. Dadurch wird die Anzahl der Schulungen reduziert, der laufende Betrieb kommt nicht ins Stocken und die Mitarbeiter werden nicht mit neuem Wissen.

Der Artikel erschien in vollem Umfang:

In der ersten Auflage 2023 der CREAFLOORFORUM

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Der Rückblick auf den Vortrag woraus der Artikel entstanden ist:

"Wann wird Deine Reise
in die digitale Welt beginnen?"

"Und vielleicht frägst du Dich gerade wie Du das überhaupt neben deinen bestehenden Aufgaben noch stemmen sollst? Ob die Abläufe in Deinem Unternehmen nicht zu speziell sind oder zweifelst gar daran das so etwas in Deinem Betrieb überhaupt funktionieren kann?"

 

Doch was Dir vielleicht noch gar nicht bewusst ist, dass allein diese Gedanken schon ein Zeichen dafür sind das Du bereits im Kopf mit Deinem Digitalisierungsprojekt begonnen hast.

 

Du musst ja nicht gleich alle Prozesse digitalisieren. Sondern kannst Stück für Stück Platz für Veränderung schaffen. Denn Veränderung muss nicht von heute auf morgen statt finden.

 

Und wenn Du dir nun mal bildlich vor Augen führst wie Dein Unternehmen ohne die Herausforderungen laufen wird. Wie fühlt sich das für Dich an? Also worauf wartest Du noch?

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